Gør uenigheden konkret
Når kunden er uenig i regningen, skal den begrundelse frem sammen med jeres svar. Begynd her:
- Gem kundens besked. Spørg, hvilken post kunden bestrider, hvis det er uklart.
- Find aftalen og de bilag, der besvarer netop det spørgsmål. Notér ærligt, hvad der mangler.
- Send begge parters oplysninger til AIS via manuel sagsoprettelse eller den relevante faktura i CloudCollect.
Spørg, så du kan svare på det rigtige
Skriv eksempelvis til kunden: "Tak for din besked. Hvilken post på faktura [nummer] er du uenig i, og hvad mener du, vi aftalte? Så gennemgår vi materialet og vender tilbage." Gem svaret. Er beskeden givet i telefonen, så lav et dateret notat, og bed gerne kunden bekræfte det.
Eksempel: En elektriker fakturerer to ekstra udtag. Kunden mener, de var med i tilbuddet. Find tilbuddet og beskeden om de ekstra udtag; vedlæg også time- og materialeregistreringer, hvis beløbet skal forklares. En samling tilfældige fotos besvarer ikke nødvendigvis spørgsmålet.
Lav et kort overblik til den, der skal vurdere sagen
Skriv tre linjer: Hvad kræver I betaling for? Hvad er kunden uenig i? Hvilke bilag støtter jeres forklaring, og hvad mangler? Det samlede dokumentationstjek hjælper med den gennemgang; vælg indsigelse og typen af uenighed. I skal ikke udfylde to værktøjer.
Tjeklisten organiserer materialet. AIS skal vurdere indsigelsen, før næste skridt vælges. Forbrugerombudsmanden fremhæver, at en virksomhed normalt skal forholde sig til en forbrugers indsigelse før videre inkasso. Læs mere om indsigelser mod en regning.
Ny sag: Upload og gennemgå AI-oplægget
AI læser materialet og laver et oplæg; den afgør ikke, hvem der har ret.
- Åbn manuel sagsoprettelse i CloudCollect. Upload fakturaer, rykkere, kreditnotaer og begge parters relevante korrespondance. Vælg Læs dokumenterne.
- Gennemgå og ret de foreslåede oplysninger. Kontrollér markeringen af indsigelsen, og skriv jeres forklaring i Klientens kommentar.
- Kontrollér Relevant korrespondance og de øvrige oplysninger, før du vælger Opret sagen.
Faktura fra integration: Tilføj materialet dér
Åbn Fakturaer, find kravet, og vælg Tilføj dokumenter eller Dokumenter. Vælg bilagene, og tryk Gem dokumenter. Markér Indsigelse, hvis kunden har gjort indsigelse uden om systemet. Bilagene følger med ved overdragelse til AIS; de sendes ikke til kunden fra denne dialog.
Kan du ikke se dokumentfunktionen, så brug manuel sagsoprettelse eller kontakt os. Se også sagsoprettelsen trin for trin.
Kilder og videre læsning
Forbrugerombudsmanden: Inkasso og indsigelser fra forbrugere ↗
