Saml det, der forklarer kravet
Begynd med de tre ting, en anden skal forstå for at kunne hjælpe dig:
- Hvad blev aftalt? Find tilbuddet, bestillingen og eventuelle ændringer.
- Hvad mangler at blive betalt? Saml faktura, kreditnotaer og modtagne betalinger.
- Hvorfor betaler kunden ikke? Gem kundens egne beskeder og dine svar – også når I er uenige.
Lav én mappe til den konkrete opgave
Du behøver ikke skrive hele sagen om fra bunden. Saml originalfilerne i én mappe, og giv dem genkendelige navne med dato og emne, for eksempel “12-03 – kundens bestilling”. Bevar sammenhængen i mails frem for kun at sende en løs sætning.
Tilføj en kort forklaring: “Kunden bestilte … Arbejdet blev udført … Vi mangler betaling for … Kunden mener … Vores svar er …” Henvis til de bilag, der forklarer hvert punkt.
Find manglerne, før du sender sagen videre
Dokumentationstjekket gennemgår aftale, timer/materialer, ekstraarbejde, faktura/kreditnotaer, betalinger, rykkere og kundens svar. Du markerer selv, hvad du har, hvad der mangler, og hvad der ikke er relevant.
Ved uenighed vælger du også emnet: timer/materialer, ekstraarbejde, mangler eller andet. Resultatet prioriterer, hvad du skal finde frem. Fakturaen og en faktisk indsigelse kan ikke fravælges som irrelevante.
Eksempel: kunden bestrider to servicebesøg
VVS-virksomheden har tilbud, arbejdssedler og faktura. Kunden mener, at to ekstra besøg var med i tilbuddet. Det vigtigste manglende bilag er derfor bestillingen eller korrespondancen om de to besøg – ikke endnu en kopi af fakturaen.
Markér bestillingen som manglende, og gem kundens indsigelse. Kan du ikke finde bestillingen, så oplys det og forklar forløbet. Lav ikke en ny ekstraarbejdsseddel, som om kunden havde accepteret dengang.
Sådan sender du materialet i CloudCollect
- Ny sag: Åbn Opret sag, upload faktura, rykkere, kreditnotaer og korrespondance, og vælg Læs dokumenterne. Gennemgå og ret AI-oplægget, markér en eventuel indsigelse, tilføj din kommentar og opret sagen.
- Faktura hentet via integration: Åbn Fakturaer → Tilføj dokumenter eller Dokumenter → Vælg dokumenter → Gem dokumenter. Markér Indsigelse, hvis kunden har kontaktet jer uden om systemet. Bilagene følger med ved overdragelse til AIS.
Hvis du mangler noget
Kan du ikke se dokumentfunktionen, så brug manuel sagsoprettelse eller kontakt os. Læs mere om uenighed om kravet.
Tjekket organiserer dine svar; det læser ingen filer og godkender ikke kravet. Den integrerede bilagsdialog gemmer dokumenter og sender dem ikke til skyldneren. AI-læsning er beskrevet for den manuelle oprettelse. Ingen mail sendes fra den lokale prøve.
Til kommende ændringer kan du lave en udfyldt, redigerbar ekstraarbejdsseddel. Det samlede tjek dækker både en almindelig ubetalt faktura og en faktura, kunden bestrider.
Kilder og videre læsning
Forbrug.dk: Håndværkere – aftaler, tilbud og klager ↗
Datatilsynet: Sletning – afsnittet om dataminimering og slettefrister ↗
