Tjek brevet, før du går videre
Læg faktura, opgørelse og det faktiske brev ved siden af hinanden. Se især efter dette:
- Kunden kan forstå arbejdet, fakturaen og restbeløbet. Betalinger og kreditnotaer er trukket fra.
- Brevet har en konkret betalingsfrist med mindst ti dage fra den faktiske afsendelse.
- Du har gemt afsendelsen og undersøgt nye betalinger og eventuelle indsigelser, før næste skridt vælges.
Kan kunden se, hvad beløbet dækker?
Et inkassovarsel skal give kunden mulighed for at forstå kravet og betale det. Et samlet beløb uden forklaring kan efterlade spørgsmål: Hvilken faktura? Hvilket arbejde? Er en delbetaling medregnet? Find svarene, før du sender.
- Angiv kreditor, kunde, fakturanummer og det arbejde eller den ydelse, fakturaen vedrører.
- Opgør det ubetalte beløb efter betalinger og kreditnotaer. Tag særskilt stilling til grundlaget for eventuelle renter og gebyrer.
- Skriv betalingsoplysninger og reference tydeligt. Oplys, at yderligere inddrivelse kan medføre ekstra omkostninger.
LÆSEHJÆLP · DIT EGET INKASSOVARSEL
Forbind kravet, afsendelsen og fristen
Find brevet og oplysningerne om den faktiske afsendelse. Gennemgå dem samlet.
- Kravet i brevet
- Kan kunden forstå parter, faktura eller ydelse, beløb, forfald og betalingsoplysninger?
- Den faktiske afsendelse
- Find oplysninger om, hvornår og hvordan netop denne version blev sendt.
- Betalingsfristen
- Undersøg, om fristen som udgangspunkt er mindst ti dage fra afsendelsen.
Sæt fristen ud fra den dag, brevet sendes
Inkassolovens § 10 kræver som udgangspunkt mindst ti dage fra afsendelsen til at betale uden yderligere inddrivelsesomkostninger. Brug en konkret dato i brevet. Laver du udkastet mandag, men sender det onsdag, skal fristen passe til onsdagens afsendelse.
Fiktivt eksempel: Brevet sendes 26. oktober 2026. Betalingsfristen sættes til 5. november 2026 eller senere. Restkravet er 6.250 kr. efter en delbetaling. Skriv det beløb, kunden faktisk mangler at betale; sæt ikke automatisk et rykkergebyr oveni.
Brug denne formulering som udgangspunkt
Eksempel: "Vores faktura [nummer] vedrører [arbejdet] og forfaldt [dato]. Efter fradrag af [betaling/kreditnota] resterer [beløb]. Betal senest [dato] til [konto] med reference [nummer]. Hvis beløbet ikke betales inden fristen, kan kravet blive overgivet til inkasso med yderligere omkostninger."
Udfyld alle felter, og sammenhold brevet med jeres bilag. Brug de danske og engelske Word-skabeloner og den åbne tjekliste, hvis du vil have et samlet udgangspunkt. En skabelon kan ikke afgøre, om kravet eller de konkrete tillæg er berettigede.
Gem afsendelsen, og tag kundens svar med
Gem det afsendte brev og oplysninger om dato, modtager og afsendelsesmåde. Se efter betalinger og nye kreditnotaer, før sagen går videre. Er kunden uenig, skal begrundelsen undersøges; brug dokumentationstjekket ved indsigelser.
Se den samlede vejledning om inkassovarsel, eller hvordan du overdrager sagen til AIS, når frist, restbeløb og eventuelle indsigelser er afklaret.
