Afklar ændringen, før den bliver til en uenighed
Kunden skal kunne se, hvad der kommer ud over den oprindelige opgave.
- Skriv præcist hvad der ændres, og henvis til tilbuddet eller opgavenummeret.
- Oplys pris eller beregningsgrundlag samt betydningen for tidsplanen. Priser til private kunder skal være inklusive moms.
- Bed den rette person hos kunden bekræfte ændringen, og gem svaret sammen med opgaven.
Skriv noget, kunden kan tage stilling til
“Diverse ekstraarbejde” forklarer ikke, hvad kunden bestiller. Skriv for eksempel: “To ekstra udtag på køkkenets nordvæg, ud over tilbud 1042.” Tilføj hvad prisen dækker, og om andre arbejder ligger udenfor.
Afklar, hvem der kan bestille på kundens vegne. Den person, du møder på arbejdsstedet, er ikke nødvendigvis den rette til at godkende ændringen.
EKSEMPEL · OPLÆG TIL KUNDEN
Gør ændringen konkret, før I går i gang
Knyt oplægget til den oprindelige aftale, og gem kundens tilbagemelding.
- Opgave
- Ekstra skillevæg med dør
Beskriv placering, mål og materialer, og henvis til den oprindelige opgave.
- Foreslået fast pris
- 9.500 kr. inkl. moms
Gør det tydeligt, hvad den foreslåede pris omfatter.
- Betydning for tiden
- Én ekstra arbejdsdag
I eksemplet forventes afslutningen flyttet én arbejdsdag. Afklar det med kunden.
- Kundens svar
- Afklar og gem tilbagemeldingen
Få svar fra den rette person. Et ubesvaret oplæg er fortsat et oplæg.
Lav dit eget oplæg til ekstraarbejde
Vælg en prisform, der passer til arbejdet
Ekstraarbejdssedlen samler ændring, kunde, pris og tid i ét udfyldt dokument. Vælg mellem tre prisformer:
- Fast pris: Angiv beløbet og afgræns, hvad det omfatter.
- Overslag: Angiv det forventede beløb. Et overslag er ikke det samme som en fast pris.
- Timer og materialer: Beskriv timepris, materialer og øvrige poster, så kunden kan forstå beregningen.
En kort besked, du kan tage udgangspunkt i
“Du har bedt om [ændring] ud over tilbud [reference]. Prisen er [beløb inklusive moms / beregningsgrundlag]. Det betyder [ændring i tidsplanen]. Bekræft venligst, om du ønsker arbejdet udført på dette grundlag.”
Tilpas beskeden til opgaven. Hvis prisen ændrer sig undervejs, så tag det op med kunden, mens I stadig kan aftale, hvad der skal ske. Et tomt svarfelt eller et ubesvaret oplæg er ikke en registreret bekræftelse.
Gem kundens svar sammen med sedlen
I værktøjet vælger du, om dokumentet er et oplæg, afventer svar eller beskriver en bekræftelse, du allerede har modtaget. Ved en modtaget bekræftelse registrerer du navn og dato. Gem også den oprindelige mail eller besked.
Du får ét udfyldt dokument som PDF og redigerbar Word-fil. Kundens accept indhentes ikke af værktøjet. I den lokale prøve sendes ingen mail.
Hvis regningen senere bliver bestridt
Brug dokumentationstjekket til at samle tilbuddet, ændringen, kundens svar og fakturaen. Materialet kan vedhæftes ved manuel sagsoprettelse i CloudCollect eller på den relevante integrerede faktura. En ny seddel kan ikke skabe en tidligere accept; læs mere om indsigelser.
