Aftal tre ting med kontoret
En brugbar rykkerpolitik kan være en halv side. Skriv dette ned, og del det med dem, der taler med kunderne:
- Én navngiven person følger forfaldne fakturaer og kundernes svar.
- Betalingsaftaler og indsigelser gemmes på den relevante sag, så kontor og medarbejder ser det samme.
- Uenighed om arbejde eller pris går til den opgaveansvarlige, før I vælger næste skridt.
Brug denne korte arbejdsgang
Begynd med én aftale om ansvar. I et mindre firma kan samme person have flere roller. Det vigtige er, at en opgave ikke falder mellem bogholder, ejer og medarbejder. Brug eksempelvis dette oplæg og erstat navnene:
- Bogholderen følger forfaldne fakturaer mandag og torsdag. Kundens svar og betalingsaftaler gemmes på sagen.
- Projektlederen tager spørgsmål om timer, materialer og ekstraarbejde. Bogholderen får besked, når spørgsmålet er afklaret.
- Ejeren beslutter sammen med AIS, om en fortsat ubetalt sag skal videre.
EKSEMPEL · FORDEL ANSVARET
Når kundens svar skal videre til den rette
Kunden er uenig i ekstraarbejdet. Aftal, hvem der registrerer, afklarer og søger hjælp.
- Kontor / bogholder
Registrér kundens besked
Følg forfaldne poster og kundens svar. Sørg for, at uenigheden er synlig.
Modtag og registrér - Opgaveansvarlig
Find aftalen og arbejdssedlen
Afklar det, kunden er uenig i, og saml bestilling, bilag og virksomhedens svar.
Afklar materialet - AIS ved behov
Få det videre skridt vurderet
Søg konkret hjælp, hvis uenighed, grundlag eller den videre behandling kræver det.
Søg hjælp
Aftal jeres egen ansvarsfordeling
Når kunden svarer, skal nogen tage over
Eksempel: Et VVS-firma får beskeden: "Jeg vil ikke betale for den ekstra ventil; den var med i tilbuddet." Bogholderen sender beskeden til projektlederen, som finder tilbud og arbejdsseddel. Projektlederen skriver derefter et begrundet svar, som gemmes sammen med kundens besked.
Er det uklart, hvad kunden er uenig i, kan I spørge: "Hvilken post på fakturaen er du uenig i, og hvad mener du, vi aftalte?" Brug dokumentationstjekket, hvis I mangler overblik over bilagene.
Lad CloudCollect klare de gentagne trin
Med en regnskabsintegration hentes de forfaldne fakturaer ind i CloudCollect. I kan starte et rykkerforløb fra fakturaen eller bruge automatisk rykkerstart og bogføringskontrol efter jeres opsætning. Aftal stadig, hvem der følger kundernes svar. Se hvordan løsningen fungerer.
En intern aftale om eksempelvis opfølgning tre dage efter forfald ændrer ikke lovens frister eller betingelser for gebyrer. En forbrugers indsigelse skal normalt behandles før videre inkasso; læs om håndtering af indsigelser, hvis kunden er uenig.
Gør aftalen færdig på få minutter
I værktøjet til rykkerpolitik angiver du ansvarlige, intern opfølgning og manuel eller automatisk start. Du får et udfyldt oplæg som PDF og redigerbar Word-fil. Gennemgå det med kollegerne, og aftal, hvor det ligger. Oplægget ændrer ikke systemets indstillinger; det skal I selv gøre.
Kilder og videre læsning
Forbrugerombudsmanden: Inkasso og behandling af indsigelser ↗
