Tre ting, du kan gøre på næste opgave
Du behøver ikke ændre hele kontorets arbejdsgang. Begynd med én kunde og disse tre handlinger:
- Bekræft ændringer i arbejdet og prisgrundlaget skriftligt, mens opgaven er i gang.
- Udpeg én ansvarlig for forfaldne fakturaer, og gem betalingsaftaler samme sted.
- Når kunden er uenig, saml kundens begrundelse, jeres svar og de relevante bilag, før I vælger næste skridt.
1. Få ændringen på skrift, mens I taler om den
Kunden skal kunne genkende det bestilte arbejde i fakturaen. Brug samme opgavereference på tilbud, ændringer og regning. Når kunden beder om mere arbejde, så beskriv hvad der tilføjes, prisgrundlaget og betydningen for tidsplanen.
Eksempel på besked: "Du har bedt os montere to ekstra udtag i køkkenet. Prisen er [beløb og moms], og arbejdet [ændrer/ændrer ikke] tidsplanen. Bekræft venligst, om vi skal udføre det på de vilkår." Gem kundens faktiske svar. Ekstraarbejdssedlen hjælper med at samle oplysningerne; jeres eget udkast er ikke kundens accept.
2. Giv betalingsopfølgningen én ejer
Skriv navnet på den, der følger forfaldne fakturaer og læser kundernes svar. Aftal også, hvem der overtager ved ferie. En betalingsaftale skal være synlig for kontoret, så kunden ikke får en besked, der overser det aftalte. Brug en kort rykkerpolitik, hvis ansvaret er uklart.
Med integration hentes forfaldne fakturaer ind i CloudCollect. Start rykkerforløbet fra fakturaen, eller brug automatisk rykkerstart og bogføringskontrol efter jeres opsætning. Se løsningen. Systemet hjælper med opfølgningen, men nogen skal stadig tage stilling til kundens svar.
3. Reagér på det, kunden faktisk er uenig i
Skeln mellem "jeg betaler på fredag" og "det ekstraarbejde har jeg ikke bestilt". Den første besked handler om betalingen. Den anden kræver, at I finder aftalen og forholder jer til kundens begrundelse.
Skriv tre linjer: Kunden mener … Vi mener … Bilagene viser … Markér også, hvad I mangler. Brug dokumentations- og indsigelsesforløbet, og send materialet samlet, hvis AIS skal vurdere sagen. Læs de konkrete trin i CloudCollect.
Vil du arbejde videre med de tre vaner?
De tre maillektioner tager én handling ad gangen med eksempler fra VVS, el og tømrerarbejde. Vil du hellere se systemet og stille spørgsmål, så vælg et webinar om CloudCollect.
Prøv først de tre handlinger på én aktuel opgave. Det gør det lettere at se, hvor en aftale, et ansvar eller et bilag mangler. De nye rutiner ændrer ikke betingelserne for renter, gebyrer eller videre inkasso.
Kilder og videre læsning
Forbrugerombudsmanden: Samtykke til elektronisk markedsføring ↗
