Når en kunde ikke betaler til tiden, er det sjældent kun selve fakturaen, der tager tid.
Måske har kunden lovet at betale fredag. Måske har din bogholder allerede været i kontakt med kunden. Måske mangler der et dokument. Eller måske er det bare uklart, hvem der følger op næste gang.
Det er netop den slags små løse ender, den nye version af CloudCollect skal gøre lettere at holde styr på.
Et bedre overblik over det, der kræver din opmærksomhed
CloudCollect har fået en større opdatering med fokus på én ting: at gøre det lettere at se, hvad der skal ske – og hvornår.
Forsinkede, aktuelle, kommende og afsluttede opgaver er samlet ét sted.
Det betyder, at du ikke behøver gennemgå kunder og fakturaer én efter én for at finde ud af, hvor der skal følges op. Du kan i stedet begynde med det vigtigste spørgsmål: Hvad kræver min opmærksomhed i dag?
Gem aftaler og næste skridt samme sted. Hvis en kunde eksempelvis lover at betale fredag, kan du registrere aftalen og sætte fredag som næste opfølgningsdato.
Noten følger kunden, så en kollega eller bogholder også kan se, hvad der er aftalt. Det gør det lettere at fortsætte arbejdet, selv når flere personer er involveret. Aftalen, datoen og den ansvarlige gemmes ved kunden.
Dokumenter følger fakturaen og sagen
Ordrebekræftelser, fakturakopier og anden relevant dokumentation kan knyttes til den faktura eller sag, de vedrører.
Så er materialet lettere at finde, hvis kunden har spørgsmål, eller hvis sagen på et tidspunkt skal behandles videre.
Tydeligere status på sagen
Det er blevet lettere at se, hvor en sag befinder sig, og hvad næste skridt er.
Har du brug for hjælp, kan du kontakte CloudCollect direkte fra den konkrete sag. På den måde følger oplysningerne om sagen med, og du behøver ikke begynde forfra med at forklare forløbet. Statusforklaringen vises dér, hvor du arbejder med sagen.
Få en samlet mail med dine egne opgaver
Den enkelte bruger kan vælge bestemte dage og tidspunkter for en samlet mail med egne åbne opgaver.
Tanken er enkel: Du skal kunne blive mindet om det, der kræver handling, uden at få en strøm af beskeder i løbet af dagen. Vælg selv dage og tidspunkt for den samlede opgavemail.
Hvis kunden gør indsigelse
En indsigelse kræver en anden håndtering end en almindelig ubetalt faktura.
Derfor gør CloudCollect det tydeligere, når en kunde bestrider kravet, så du lettere kan se, hvad næste skridt er. Det er med til at skabe et mere overskueligt forløb i en situation, der ellers hurtigt kan blive usikker.
Du bestemmer stadig, hvornår rykkerprocessen starter
CloudCollect sender ikke automatisk en forfalden faktura videre til rykker eller inkasso. Du beslutter fortsat selv, hvornår processen skal sættes i gang.
Når du har truffet beslutningen, hjælper systemet med at holde styr på det videre forløb. På den måde får du automatisering, hvor den kan spare tid, uden at du mister kontrollen.
Forbedringer, du måske ikke lægger mærke til
En del af opdateringen ligger under overfladen.
Dokumenter og sagsoplysninger håndteres mere sikkert, status på overførsler og beskeder bliver tydeligere, og adgangen til følsomme handlinger er blevet strammet op.
Roller og invitationer er samtidig blevet mere ensartede, og accept af gældende vilkår kan dokumenteres med version, historik og kvittering.
Det er ikke nødvendigvis ændringer, du bemærker i det daglige. Men de er med til at gøre arbejdsgangen mere stabil og overskuelig.
Et enkelt eksempel
Forestil dig, at en kunde mandag lover at betale fredag. Du gemmer aftalen på kunden og vælger fredag som næste opfølgningsdato. Hvis din bogholder åbner kunden torsdag, kan vedkommende se aftalen med det samme.
Kommer betalingen ikke fredag, er det også tydeligt, at der skal følges op. Ingen behøver lede i gamle mails eller forsøge at huske, hvem der talte med kunden sidst.
Især nyttigt, når I er få
I en mindre virksomhed er det ofte de samme få mennesker, der både skal passe kunder, drift, regnskab og opfølgning.
Derfor kan selv en lille aftale være sårbar, hvis den kun ligger i en mail, en telefonsamtale eller i hukommelsen hos én person.
CloudCollect skal ikke give dig mere administration. Det skal gøre det lettere at få svar på tre enkle spørgsmål:
- Hvem skal vi følge op på?
- Hvad har vi allerede aftalt?
- Hvad er næste skridt – og hvem tager det?
Begynd dér, hvor det giver mest mening i din hverdag – for eksempel med arbejdslisten eller med de kunder, hvor en konkret opfølgningsdato kan gøre en forskel.
Se alle nye funktioner
Uddannet jurist fra Københavns Universitet. Arbejder hos Stohn Advokatfirma og er til daglig ansvarlig for Advokaternes Inkasso Service og CloudCollect.
